7月6日消息 郵件產(chǎn)生的年數(shù)已經(jīng)非常久了，自從有了qq、微信等溝通工具后，郵件的使用也慢慢的少了下來。日常工作中，我們已經(jīng)很少使用郵件進行溝通。除了一種情況，扯皮留證。在我工作的第一天，我的師傅告訴我，以后要可能會扯皮的事情一定要用郵件去溝通，日常溝通，就不需要用郵件了。
這就恰恰證明了郵件有一個非常重要的特性，權(quán)威性。那我們可以利用這個特性做什么呢？
郵件合同。郵件合同，不是正正意義上的合同，主要是用于信息確認(rèn)的。
比如，現(xiàn)在需要做某個項目，需要開發(fā)部門a，測試部門b，產(chǎn)品部門c參與，這時候就要通知他們，為了防止后續(xù)推責(zé)任說，我不知道沒人通知我或者說沒有正式通知等類似的情況出現(xiàn)，我們就需要使用郵件進行發(fā)送通知，讓他們確認(rèn)。
如果你收到郵件后，不回復(fù)保持沉默，那么很好，你就是默認(rèn)這樣的安排。如果后續(xù)發(fā)生扯皮，那么就會問你當(dāng)時給你發(fā)郵件了，你難道沒看到？。
如果沒有問題，相關(guān)人員（比如技術(shù)經(jīng)理、測試主管等一系列負責(zé)人或者聯(lián)系人）應(yīng)該禮節(jié)性地回復(fù)一個確認(rèn)的郵件，表達已經(jīng)知曉或者同意，如果有問題也可以在郵件中回復(fù)討論。這時候，如果你郵件中確認(rèn)沒有問題，那么就相當(dāng)于雙方切丁了一項合同，這項合同就是針對于項目中的分工和項目計劃等各方面內(nèi)容沒有問題，已經(jīng)達成共識，如果未來出現(xiàn)問題，那么這封郵件就是各方在領(lǐng)導(dǎo)面前扯皮的憑證了。
郵件合同的使用的例子實在太多了，我就不一一列舉了。
可能你看到這里會覺得我是一個腹黑的人，這么喜歡算計。我只能和你說，職場套路深，一不小心就要回農(nóng)村。在我看來，這樣使用郵件，并不是算計，而是負責(zé)。郵件是公司中除去下發(fā)紙質(zhì)文檔簽字以外的最正式溝通方式。除此之外，使用郵件是可以讓發(fā)件人在發(fā)送郵件的時候考慮下自己要寫的內(nèi)容，如果是電話溝通你會發(fā)現(xiàn)很多人是想到一出說一出，思維猶如天馬行空。很多使用，我讓別人發(fā)郵件給我就是希望他對他寫出來的東西負責(zé)，這樣我和別人之間可以建立好責(zé)任邊界，方便未來甩鍋。
有一點，我還是想說下，不要認(rèn)為這是一件小事，在工作中，長期被別人甩鍋，你一定會受不了的，因為我們都是普通人。
郵件其實最核心的功能就是類似于合同的能力，所以日常情況下，我們也不需要時時刻刻關(guān)注著郵件，我給大家提一點小技巧。
· 定時查看和處理郵件。前面也說到了，如果你沒有回復(fù)，就默認(rèn)你同意。所以，如果漏掉某些重要的郵件，可能會在工作中發(fā)生很大的紕漏。我在工作初期，就不喜歡查看郵件，結(jié)果很多事情沒有看到，鬧出不少次的問題。但是為什么我要說定期，不是時時刻刻呢？因為緊急的事情，會立馬給你電話，或者發(fā)了郵件后，會通過其他即時通訊手段告訴你快點處理。一般郵件，都會給你1-2天的處理時間，所以你沒必要時時刻刻盯著郵箱。我習(xí)慣于上班前15分鐘，午飯前15分鐘，下班前半小時打開郵件，看一看。主要針對于昨天待處理，今天未處理和明天需要處理的事情做一個整理。
· 確認(rèn)收件人和抄送人。郵件的收件人和抄送人是有區(qū)別的，收件人是郵件的直接對象，抄送人是知情人。所以應(yīng)該把他們給分開管理。收件人應(yīng)該要盡量少，不要去叨擾其他同事，我們工作人會發(fā)現(xiàn)很多人看完郵件發(fā)現(xiàn)和自己沒啥關(guān)系。還有一個技巧，如果事情很重要，比如催辦啊， 很簡單，抄送名單中加上領(lǐng)導(dǎo)。
· 寫郵件正文。郵件簡短最好，調(diào)上關(guān)鍵點，1，2，3寫完。切忌洋洋灑灑寫上一大堆，別人讀完都不知道你說的是個啥。而且，郵件中需要安排的工作一定要指明，比如，你可以這樣說，請徐建欣老師錄制pmp第三章視頻。點名道姓這樣的說反而有利于收件人確認(rèn)自己的事情。
我們要牢記使用郵件最大的作用，這樣可以避免工作飛來橫鍋，扯皮也有底氣。
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